Jak skutecznie zatrzymywać w firmie najlepszych pracowników?

Według najnowszego raportu Lever „2022 Great Resignation: The State of Internal Mobility and Employee Retention”, aż 40% pracowników planuje zostać w swojej obecnej firmie krócej niż rok. Te dane są jeszcze bardziej alarmujące, gdy przyjrzymy się najmłodszej generacji na rynku pracy – w przypadku „zetek”, wskaźnik ten wynosi aż… 65%! Czy istnieją skuteczne sposoby na to, by przekonać tych pracowników do zmiany zdania? Jak skutecznie zatrzymywać w firmie najcenniejsze talenty?

Trudność z zatrzymaniem utalentowanych pracowników w organizacji i związana z tym faktem duża rotacja w zespołach to problem, który od kilku lat narasta w firmach na całym świecie. Część organizacji próbuje z nim walczyć: oferuje pracownikom elastyczne godziny pracy, stosuje zachęty finansowe czy powołuje do życia inicjatywy propracownicze. Szybko okazuje się jednak, że wprowadzanie do organizacji kolejnych benefitów nie ma bezpośredniego przełożenia na większą retencję pracowników.

Znacznie skuteczniejszą alternatywą dla doraźnych form zachęcania pracowników, aby pozostawali w firmie na dłużej, jest dobrze zaplanowana oferta rozwojowa. Wbrew powszechnemu przekonaniu, nie powinny to być jednak tylko szkolenia, kursy i treningi, na które managerowie zespołów i dział HR mogą wysyłać pracowników.

Bardzo skutecznym dopełnieniem formalnych szkoleń okazują się być bowiem nawet drobne, ale dopasowane do indywidualnych wyzwań pracowników doświadczenia edukacyjne, często nazywane „momentami uczenia się” (learning moments).

To podejście do rozwoju bazuje na metodach pochodzących z projektowania UX (user experience). UX design to projektowanie doświadczeń użytkownika w kontakcie z produktem – tak, by zwiększyć użyteczność i atrakcyjność produktu. A w efekcie tworzyć rozwiązania, które są idealnie dopasowane do potrzeb użytkowników.

Analogicznie, wykorzystanie metod projektowania zorientowanego na użytkownika w obszarze HR pozwala projektować lepsze doświadczenia pracownika w miejscu pracy i skutecznie dbać o jego rozwój oraz samopoczucie w organizacji.

Jak to podejście wygląda w praktyce? W jaki sposób możesz wprowadzić zasady projektowania doświadczeń do planu rozwojowego pracowników w firmie?

Poniżej zebraliśmy 4 wskazówki, które Ci w tym pomogą: 

1.     Zadawaj pytania

Gdy projektant doświadczeń użytkownika chce dowiedzieć się, jakich funkcjonalności oczekują od produktu klienci, rozpoczyna od zadania im pytań o ich potrzeby, problemy i wyzwania. To właśnie zrozumienie wyzwań użytkownika końcowego jest podstawą wszystkich procesów projektowania usług i produktów. To samo podejście sprawdza się w przypadku projektowania doświadczeń pracownika. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czego potrzebują i oczekują od firmy pracownicy, by mogli z satysfakcją wykonywać swoje obowiązki i rozwijać umiejętności, w pierwszej kolejności musisz poznać ich punkty widzenia. Czyli zyskać wgląd w ich obawy, codzienne wyzwania, cele i motywacje. A najlepszym sposobem, by zdobyć tę wiedzę, jest właśnie zadawanie pytań.

Przykładowo, możesz pytać w ten sposób: „Co sprawia Ci największą radość podczas wykonywania zadań?”, „Jakie umiejętności chciałbyś zdobyć w najbliższym czasie?”, „Z jakim wyzwaniem musiałaś się ostatnio zmierzyć?”.

Rozpocznij od opracowania własnej listy pytań. W czasie tego zadania możesz skorzystać z dobrych praktyk układania ankiet, popularnych w środowisku projektantów zajmujących się kreowaniem doświadczeń użytkownika:

– Używaj pytań otwartych, które dają rozmówcy możliwość rozwinięcia wypowiedzi (np.: „Opowiedz mi o długoterminowych celach, które chcesz osiągnąć na tym stanowisku”).

– Nie komplikuj pytań. Przyjmij zasadę: jedno pytanie – jeden wątek. Skup się wyłącznie na tych kwestiach, które są ważne z perspektywy rozwoju pracowników.

– Zadbaj o odpowiednią kolejność zadawania pytań. Rozpocznij od łatwych, bieżących kwestii, by następnie przejść do tematów wymagających większego skupienia lub refleksji. 

Tak opracowane pytania możesz zadać na przykład podczas cyklicznych rozmów z pracownikami. Pamiętaj przy tym, by nieopatrznie nie zamienić takiego spotkania w przesłuchanie i nie zarzucić rozmówców zbyt dużą liczbą pytań. 

2.     Zamień wyzwania pracowników w szanse na rozwój

Gdy już wiesz, z jakimi wyzwaniami w miejscu pracy mierzą się firmowi specjaliści oraz jakie umiejętności chcieliby zdobyć lub rozwijać w przyszłości, możesz przystąpić do realizacji kolejnego etapu – czyli zapewnić pracownikom dostęp do nowych inicjatyw edukacyjnych. Zamiast wysyłać pracowników na następne przeładowane teorią szkolenia lub kursy, tym razem postaw na dobrze zaplanowaną i dobraną wyłącznie do ich specyficznych potrzeb praktykę.

Postaraj się o to, by pracownicy mieli możliwość zdobywania i trenowania nowych kompetencji na bieżąco, podczas codziennych zadań. Takie podejście polega na wykorzystaniu sprawiającej trudność sytuacji w procesie uczenia się lub doskonalenia umiejętności, na której nam zależy. Innymi słowy, jest to traktowanie wyzwań jako kolejnych okazji do nauki. W procesie projektowania doświadczeń takie okazje to właśnie wspomniane wcześniej „momenty uczenia się”.

 Jak może wyglądać taki trening?  Wyobraź sobie, że podczas indywidualnej rozmowy o rozwoju ze starszym specjalistą w dziale IT dowiedziałeś się, że sprawiają mu trudność dłuższe wystąpienia i konieczność odpowiadania na pojawiające się podczas nich pytania. Umiejętność występowania publicznego jest mu potrzebna, ponieważ raz w miesiącu prezentuje wyniki zespołu przed zarządem. Możesz zamienić to wyzwanie w okazję do praktycznej nauki, zachęcając pracownika do cyklicznego organizowania podobnych wystąpień w ramach jego własnego, niewielkiego zespołu, którego zadaniem będzie zadawanie trudnych pytań na temat prezentowanej treści. Takie praktyczne podejście do nauki nowych umiejętności w znanym środowisku przyniesie efekty szybciej niż dostarczanie pracownikom jedynie teoretycznych rad na ten temat. 

3.     Zróżnicuj doświadczenia edukacyjne

Każdy pracownik, z racji swojego stażu pracy, unikalnych oczekiwań rozwojowych i zdolności adaptacyjnych, ma inne potrzeby dotyczące doświadczeń edukacyjnych.

Właśnie dlatego, podobnie jak w przypadku projektowania doświadczeń użytkownika, planowanie doskonałych doświadczeń edukacyjnych w firmie polega na umiejętnym dopasowywaniu nowych możliwości uczenia się do indywidualnych potrzeb i oczekiwań pracownika.

Załóżmy, że masz przed sobą dwóch pracowników, którzy zmagają się z trudnościami w zakresie podejmowania decyzji i przygotowują się do awansów na stanowiska managerskie. Pierwszy specjalista ma za sobą epizod zarządzania małym zespołem, drugi – nie ma w tym zakresie żadnych doświadczeń. 

Której z tych osób zaproponowałbyś udział w nowym, odpowiedzialnym projekcie wymagającym cyklicznego podejmowania samodzielnych decyzji, a dla której z nich zorganizowałbyś zespołową grę decyzyjną, polegającą na symulacji takiego procesu?

Jeśli spojrzymy na ten dylemat z perspektywy projektowania doświadczeń, wybór będzie oczywisty: osoba, która ma już za sobą pierwsze doświadczenia w podejmowaniu decyzji prawdopodobnie bardziej skorzysta na udziale w nowym firmowym projekcie niż w symulacji procesu decyzyjnego. Będzie też bardziej skłonny niż drugi pracownik, aby wyjść tak daleko poza własną strefę komfortu, ponieważ odwagi dodadzą mu wcześniej zdobyte – mimo że drobne – kompetencje decyzyjne. Praktyczny, pełnowymiarowy trening podejmowania decyzji, które będą miały swoje odbicie w funkcjonowaniu zespołu, a nawet organizacji, będzie dla tej osoby cenniejszym doświadczeniem edukacyjnym.

Główna zasada przy dobieraniu doświadczeń edukacyjnych do odpowiednich osób brzmi: zachowaj najważniejsze możliwości dla tych, którzy są już na nie gotowi. Ponieważ to właśnie oni będą czerpać z nich najwięcej korzyści dla swojego rozwoju.  

4.     Regularnie przekazuj pracownikom informacje zwrotne

Cyklicznie porównuj cele rozwojowe pracowników z ich postępami w dążeniu do nich. I przekazuj informacje na ten temat podczas regularnych spotkań 1:1. Podczas rozmowy skup się na trzech elementach: sukcesach, porażkach (bez oceniania ich) oraz wysiłku włożonym w naukę nowych umiejętności. Jeśli zauważysz, że pracownik ma trudności w dążeniu do swojego celu rozwojowego, postaraj się dociec, co jest ich źródłem i zaplanuj pomoc. 

Pamiętaj! Projektowanie doświadczeń edukacyjnych pracowników to maraton, a nie sprint – postaraj się włączyć to podejście do długofalowej strategii rozwoju talentów w firmie, a skutecznie zwiększysz zdolność organizacji do zatrzymywania najlepszych pracowników. 

Jednym z najczęstszych wyzwań, z którymi mierzą się pracownicy, jest konieczność płynnego komunikowania się w języku obcym. Jeśli zidentyfikujesz takie wyzwanie w swojej firmie podczas projektowania doświadczeń edukacyjnych – zapraszamy do rozmowy o ofercie kursów języka angielskiego dla Twojej organizacji. 

Skontaktuj się z nami jeszcze dziś.

W tekście wykorzystane zostały informacje z artykułu Harvard Business Review: A Better Way to Develop and Retain Top Talent autorstwa Margaret Rogers.