Email po angielsku – Jak napisać e-maila po angielsku?

W dzisiejszym globalnym świecie umiejętność pisania e-maili po angielsku jest kluczowa, szczególnie w środowisku biznesowym. Angielski jest międzynarodowym językiem komunikacji, a dobrze napisany e-mail może znacząco wpłynąć na wizerunek zawodowy. Niezależnie od tego, czy kontaktujemy się z klientami, współpracownikami czy potencjalnymi pracodawcami, profesjonalny e-mail po angielsku podnosi naszą wartość na rynku pracy. Osoby biegłe w tej umiejętności są bardziej atrakcyjne dla pracodawców, ponieważ swobodnie nawiązują kontakty na arenie międzynarodowej.

Spis treści

• Struktura e-maila, czyli nagłówek, treść główna, zakończenie
• Słownictwo przydatne podczas pisania e-maila
• Przykłady i wzory e-maila formalnego i nieformalnego
• Jak AI (Chat GPT) może pomóc w pisaniu e-maili

Pisanie e-maili po angielsku wymaga zachowania odpowiedniej formy i tonu w zależności od odbiorcy i celu wiadomości.

Przede wszystkim, ważne jest, aby określić, czy e-mail ma być formalny czy nieformalny. W e-mailu formalnym używamy bardziej uprzejmego i profesjonalnego języka, podczas gdy e-maile nieformalne mogą być luźniejsze, szczególnie jeśli są kierowane do znajomych lub bliskich współpracowników.

Różnice między e-mailem formalnym a nieformalnym

E-mail formalny: Skierowany do osób, których nie znamy osobiście, np. pracodawców, klientów czy instytucji. Ważne jest zachowanie profesjonalizmu, używanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych oraz precyzyjne przedstawienie celu wiadomości.

E-mail nieformalny: Kierowany do znajomych, bliskich współpracowników lub osób, z którymi mamy swobodniejszy kontakt. Język może być mniej formalny, a ton bardziej osobisty i luźny.

Przed napisaniem e-maila warto abyś zadał sobie kluczowe pytania:

• Jaki jest cel wiadomości? (informacja, prośba, zaproszenie, przypomnienie itp.)
• Kim jest odbiorca? (klient, pracodawca, współpracownik, przyjaciel)

Struktura e-maila, czyli nagłówek, treść główna, zakończenie

Każdy e-mail, niezależnie od jego charakteru (formalny czy nieformalny), powinien mieć jasno określoną i uporządkowaną strukturę. Dobrze skonstruowany e-mail jest kluczem do skutecznej komunikacji, zapewniając klarowność oraz profesjonalizm. Możemy wyróżnić trzy podstawowe części e-maila:

Nagłówek (Header)
To pierwsza część, którą widzi odbiorca, więc jest bardzo ważna. Warto zwrócić szczególną uwagę na to, do kogo kierujemy naszą wiadomość, ponieważ ton i forma nagłówka mogą różnić się w zależności od stopnia formalności.

W e-mailu formalnym używamy oficjalnych zwrotów, np.:

Dear Mr. Smith (Szanowny Panie Smith),

Dear Ms. Johnson (Szanowna Pani Johnson),

To whom it may concern (Szanowni Państwo, gdy nie znamy dokładnie adresata).

Ważne jest, aby sprawdzić poprawność nazwiska odbiorcy, a także odpowiednio dostosować tytuł (np. Dr., Prof.) w przypadku kontaktu z osobą o wyższej randze akademickiej lub zawodowej.

W e-mailu nieformalnym możemy pozwolić sobie na mniej formalne podejście, np.:

Hi John (Cześć John),

Hello Sarah (Cześć Sarah),

Hey everyone (Cześć wszystkim).

Tego typu nagłówki są odpowiednie w kontaktach z bliskimi współpracownikami, znajomymi lub przyjaciółmi. Tutaj możemy użyć imienia adresata, co podkreśla bardziej bezpośredni i swobodny ton.

Treść główna (Main body)
W tej części przekazujemy główne informacje. Warto zachować tutaj jasność i zwięzłość, ponieważ długi i nieuporządkowany e-mail może zostać źle odebrany lub pominięty przez odbiorcę. Oto kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę:

W e-mailu formalnym, struktura powinna być logiczna i klarowna:

Na początku wstęp, który wyjaśnia cel wiadomości, np. I am writing to inquire about… (Piszę, aby zapytać o…).

Środek wiadomości zawiera rozwinięcie tematu – szczegółowe pytania, wyjaśnienia lub prośby.

Jeśli e-mail wymaga działania ze strony odbiorcy, warto jasno sformułować swoje oczekiwania, np. Could you please provide more details regarding… (Czy mogliby Państwo dostarczyć więcej szczegółów dotyczących…).

W e-mailu nieformalnym możemy pozwolić sobie na swobodniejszy ton:

Można zacząć od krótkiego wprowadzenia, które nawiązuje do ostatniej rozmowy lub spotkania, np. I hope you’re doing well! (Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku!).

W dalszej części można skupić się na głównej treści, np. I just wanted to ask if you’re free this weekend (Chciałem zapytać, czy masz czas w ten weekend).

Zakończenie (Closing)
Ostatnia część e-maila, która powinna zamknąć wiadomość w uprzejmy i profesjonalny sposób. Zakończenie e-maila po angielsku może mieć różny charakter, w zależności od tonu wiadomości:

W e-mailu formalnym zakończenie powinno być uprzejme
i profesjonalne:

Best regards (Z wyrazami szacunku),

Sincerely (Z poważaniem),

Kind regards (Z poważaniem).
Pamiętajmy, że w formalnych wiadomościach nie zaleca się używania zwrotów typu Thanks, ponieważ mogą one zostać odebrane jako zbyt nieformalne.

Natomiast w e-mailu nieformalnym możemy zastosować bardziej swobodne formy:

Take care (Trzymaj się),

Cheers (Pozdrawiam),

Best (Pozdrawiam).

Zawsze warto dodać również krótkie zdanie podsumowujące, które w elegancki sposób zamknie wiadomość, np. Looking forward to hearing from you (Czekam na Państwa odpowiedź).

Zakończenie e-maila jest bardzo istotnym elementem, który nadaje wiadomości odpowiedni ton i upewnia odbiorcę o Twoim profesjonalizmie (w przypadku formalnej korespondencji) lub uprzejmości (w bardziej nieformalnych kontaktach). Dopasowanie formy zakończenia do kontekstu sprawi, że Twoja wiadomość zostanie lepiej odebrana, a odpowiedź – bardziej prawdopodobna.

Słownictwo przydatne podczas pisania e-maila

Odpowiednie użycie zwrotów i wyrażeń w e-mailach pisanych po angielsku jest kluczem do skutecznej i profesjonalnej komunikacji. Dobrze dobrane słownictwo nie tylko ułatwia zrozumienie wiadomości, ale także buduje profesjonalny wizerunek nadawcy. W zależności od formalności e-maila, istnieją różne zwroty, które można zastosować w różnych częściach wiadomości. Poniżej znajdziesz praktyczne frazy, które pomogą Ci w skutecznym komunikowaniu się, niezależnie od charakteru korespondencji.

Zwroty rozpoczynające e-mail po angielsku

Jak już wiesz, każdy e-mail powinien zaczynać się od uprzejmego wstępu, który wprowadza w temat wiadomości. Poniżej kilka zwrotów, które warto zastosować w formalnych oraz nieformalnych e-mailach:

Formalne zwroty:

I hope this email finds you well – Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku.

I am writing to inform you that… – Piszę, aby poinformować Państwa, że…

I am contacting you regarding… – Kontaktuję się z Państwem w sprawie…

Further to our previous conversation… – W nawiązaniu do naszej poprzedniej rozmowy…

I would like to bring to your attention… – Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na…

Nieformalne zwroty:

Hi [name], I hope you’re doing well! – Cześć [imię], mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku!

Just a quick note to ask… – Piszę krótko, aby zapytać…

I wanted to check in with you about… – Chciałem się dowiedzieć, jak wygląda sprawa z…

Hope all is good with you! – Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie dobrze!

Zwroty w treści e-maila po angielsku

Część główna e-maila zawiera najważniejsze informacje, które chcesz przekazać. W tej sekcji warto zadbać o jasność przekazu, stosując zwięzłe i klarowne zwroty. Poniżej znajdziesz przykłady wyrażeń zarówno do formalnych, jak i nieformalnych wiadomości:

Formalne zwroty:

Please find attached… – W załączniku przesyłam…

Could you please provide more details regarding… – Czy mogliby Państwo podać więcej szczegółów odnośnie…

I would appreciate it if you could… – Byłbym wdzięczny, gdyby Państwo mogli…

Thank you for your prompt response. – Dziękuję za szybką odpowiedź.

I am writing to request further information about… – Piszę z prośbą o więcej informacji dotyczących…

If you require any further assistance, please do not hesitate to contact me. – W razie potrzeby proszę o kontakt.

Nieformalne zwroty:

Just wanted to let you know… – Chciałem tylko dać Ci znać…

I was wondering if you could… – Zastanawiałem się, czy mógłbyś…

Let me know what you think about… – Daj znać, co myślisz o…

Could you drop me a quick message when you’re free? – Czy mógłbyś mi szybko napisać, kiedy będziesz wolny?

Thanks in advance for your help! – Z góry dziękuję za pomoc!

Zwroty kończące e-mail po angielsku

A oto kilka zwrotów, które można wykorzystać w zakończeniu formalnych i nieformalnych wiadomości:

Formalne zwroty:

I look forward to hearing from you. – Czekam na Państwa odpowiedź.

Thank you for your time and consideration. – Dziękuję za Państwa czas i uwagę.

If you need any further information, please do not hesitate to contact me. – Jeśli potrzebują Państwo dodatkowych informacji, proszę nie wahać się ze mną skontaktować.

I would be grateful for your feedback. – Będę wdzięczny za Państwa opinię.

Please let me know if you require any further assistance. – Proszę dać znać, jeśli potrzebują Państwo dalszej pomocy.

Nieformalne zwroty:

Let me know if you need anything else! – Daj znać, jeśli będziesz czegoś potrzebować!

Looking forward to catching up soon! – Nie mogę się doczekać, kiedy się znowu zobaczymy!

Talk soon! – Do usłyszenia wkrótce!

Take care! – Trzymaj się!

Drop me a line if you have any updates! – Napisz mi, jeśli będziesz miał jakieś nowe wieści!

Zwroty związane z załącznikami w e-mailu po angielsku

Jeśli przesyłasz załączniki, warto to jasno zakomunikować odbiorcy. Przygotowaliśmy  kilka formalnych i nieformalnych zwrotów, które możesz wykorzystać, gdy dołączasz pliki do e-maila:

Formalne zwroty:

Please find attached the requested document. – W załączniku znajduje się żądany dokument.

I have attached the file for your review. – Załączyłem plik do Państwa wglądu.

Enclosed you will find… – W załączniku znajdą Państwo…

Nieformalne zwroty:

Here’s the file you asked for! – Oto plik, o który prosiłeś!

I’m attaching the document we talked about. – Załączam dokument, o którym rozmawialiśmy.

Check out the attachment – it should help! – Sprawdź załącznik – powinien pomóc!

Zwroty na wypadek błędów lub opóźnień w e-mailu po angielsku

Czasem zdarza się, że konieczne jest poinformowanie odbiorcy o problemach lub opóźnieniach. Ważne jest, aby zachować profesjonalizm i zaoferować rozwiązanie:

Formalne zwroty:

I apologize for the delay in responding. – Przepraszam za opóźnienie w odpowiedzi.

Unfortunately, there has been an issue with… – Niestety pojawił się problem z…

I regret to inform you that… – Z przykrością informuję, że…

Nieformalne zwroty:

Sorry for the late reply! – Przepraszam za późną odpowiedź!

There was a slight hiccup with… – Wystąpił mały problem z…

I’ll sort it out as soon as I can! – Załatwię to jak najszybciej!

Niezależnie od tego, czy piszesz formalne wiadomości do klientów, czy bardziej nieformalne e-maile do współpracowników, warto używać zwrotów, które jasno i grzecznie przekazują Twoje intencje. Dzięki dobrze dobranemu słownictwu, Twoje e-maile będą odbierane jako profesjonalne i przyjazne, co znacznie poprawi jakość komunikacji.

Jeśli chcesz dojść do perfekcji w pisaniu e-maili z pewnością przydatny okaże się e-book Tutlo. Możesz go pobrać bezpłatnie
i sięgać do niego za każdym razem, gdy będziesz potrzebował pomocy w napisaniu elektronicznej wiadomości. 

https://tutlo.com/pl/materialy/e-book-e-mail-w-jezyku-angielskim-wzor-zasady-przydatne-zwroty/

Przykłady i wzory formalnego i nieformalnego e-maila po angielsku

Kiedy piszesz e-mail, kluczowe jest dostosowanie stylu i tonu do odbiorcy oraz okoliczności. Formalny e-mail zazwyczaj wymaga bardziej oficjalnego języka i struktury, podczas gdy nieformalny może być swobodniejszy i bardziej osobisty. Aby ułatwić Ci korzystanie
z przykładów w codziennej komunikacji, przygotowaliśmy wzory formalnego i nieformalnego e-maila w formacie PDF. Możesz je pobrać, wydrukować i mieć zawsze pod ręką, kiedy będziesz potrzebować pomocy w napisaniu wiadomości.

BUTTON: Kliknij tutaj, aby pobrać wzór e-maila formalnego

Subject: Request for information regarding upcoming project

Dear Mr. Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the details of the upcoming project, specifically regarding the project timeline and expected deliverables. Could you please provide further information on the key milestones and deadlines we should be aware of?

Additionally, I would appreciate it if you could clarify whether there are any particular requirements for the documentation we are expected to submit.

Thank you for your time and assistance. I look forward to your response.

Best regards,
Katarzyna Kowalska
Project Manager

BUTTON: Kliknij tutaj, aby pobrać wzór e-maila nieformalnego

Subject: Weekend plans?

Hi Sarah,

I hope you’re doing well! I just wanted to check if you’re free this weekend for a quick catch-up. It’s been a while since we last met, and I’d love to hear how things are going with you.

Let me know if you’re available, and we can make some plans. Looking forward to catching up soon!

Take care,
Emily

Stosowanie powyższych przykładów i wzorów pomoże Ci napisać e-mail, który będzie odpowiedni do sytuacji i odbiorcy. Pamiętaj, że kluczowe znaczenie ma kontekst – formalny e-mail powinien być profesjonalny i precyzyjny, a nieformalny – przyjazny i luźny.

Jak AI (Chat GPT) może pomóc w pisaniu e-maili?

W dzisiejszym cyfrowym świecie technologia rozwija się w zawrotnym tempie, a sztuczna inteligencja (AI) wkracza do coraz większej liczby dziedzin, w tym także do nauki języków obcych. Jednym z najpopularniejszych narzędzi opartych na AI jest ChatGPT, które może okazać się niezwykle pomocne, nie tylko w trakcie codziennej nauki angielskiego, ale także podczas pisania e-maili – zarówno formalnych, jak i nieformalnych.

Wspominaliśmy już o potencjale AI w nauce języka angielskiego w artykule Nauka angielskiego a AI – Jak wykorzystać sztuczną inteligencję?, gdzie szczegółowo omawialiśmy, jak sztuczna inteligencja może pomóc w tworzeniu indywidualnych planów nauki oraz rozwijaniu umiejętności komunikacyjnych. Teraz przyjrzymy się, w jaki sposób ChatGPT może wspierać Cię podczas pisania e-maili.

E-mail po angielsku – korekta gramatyczna i stylistyczna z pomocą AI

Jednym z największych wyzwań, przed którymi stają osoby piszące e-maile w obcym języku, jest unikanie błędów gramatycznych oraz odpowiednie dobranie stylu do sytuacji. ChatGPT pozwala na szybkie sprawdzenie poprawności e-maila pod kątem gramatycznym oraz sugeruje lepsze sformułowania.

A oto przykład, w jaki sposób “poprosić” ChatGPT o pomoc.

User: Could you please check my email for grammatical errors?

ChatGPT: Sure! Here’s a corrected version of your email: I hope this email finds you well. I am writing to confirm the details of our upcoming meeting on Friday. Please let me know if you require any further information.

Dzięki takiej korekcie masz pewność, że Twój e-mail będzie poprawny i odpowiednio sformułowany. ChatGPT nie tylko wskazuje na błędy, ale także proponuje alternatywne frazy, które mogą lepiej pasować do formalnego lub nieformalnego tonu wiadomości.

Pomoc AI w tworzeniu e-maila od podstaw

Jeśli nie wiesz, jak zacząć pisanie e-maila lub brakuje Ci pomysłu na strukturę wiadomości, ChatGPT może pomóc w stworzeniu wzoru e-maila, który potem dostosujesz do swoich potrzeb. Wystarczy, że opiszesz, co chcesz przekazać, a AI zaproponuje Ci gotowy szablon.

Przykład:

User: I need to write a formal email to request more information about a job opening. Can you help me?

ChatGPT: Sure! Here’s a template you can use:
Subject: Inquiry Regarding Job Opening at XYZ Corporation
Dear Hiring Manager,
I am writing to express my interest in the job opening at XYZ Corporation, as advertised. I would appreciate it if you could provide more details about the role, including the required qualifications and the application process.
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]

Taki gotowy szablon ułatwia rozpoczęcie pisania i skraca czas przygotowania e-maila, jednocześnie zapewniając jego odpowiednią strukturę.

Tłumaczenie i wyjaśnienia gramatyczne

ChatGPT może także pomóc w tłumaczeniu zdań i słów z polskiego na angielski oraz w odwrotną stronę. Jeśli nie jesteś pewien, jak poprawnie przetłumaczyć określenie lub chcesz dowiedzieć się, jakie zasady gramatyczne obowiązują w danym przypadku, wystarczy, że zapytasz AI.

Przykład:

User: How do I say „Załączam dokumenty” in English?

ChatGPT: You can say „I am attaching the documents.”

Co więcej, ChatGPT może wyjaśnić, dlaczego taka forma jest poprawna, co pomaga w lepszym zrozumieniu zasad języka angielskiego.

Sugerowanie tonów i scenariuszy konwersacji

W kontaktach zawodowych i codziennych często zastanawiamy się, jaki ton korespondencji będzie odpowiedni. ChatGPT może symulować różne scenariusze rozmów, co pozwala przygotować się na różne sytuacje. W artykule Nauka angielskiego a AI wspomniano o wykorzystaniu AI do prowadzenia codziennych dialogów, a ten sam mechanizm może zostać wykorzystany do pisania e-maili.

Przykład:

User: I’m not sure if I should use a formal or informal tone for this email. Can you help?

ChatGPT: Certainly! Based on the context, I suggest using a more formal tone. Here’s a suggestion: Dear Mr. Jones, I hope this message finds you well…

Podsumowując, ChatGPT to narzędzie, które może znacząco ułatwić proces pisania e-maili, szczególnie jeśli piszesz w języku angielskim. Dzięki możliwości korekty, tłumaczenia, sugerowania bardziej profesjonalnych zwrotów czy tworzenia szablonów e-maili, ChatGPT pomaga unikać błędów i sprawia, że Twoje wiadomości są bardziej precyzyjne i profesjonalne.

Umiejętność pisania e-maili po angielsku to niezbędna kompetencja, szczególnie w środowisku biznesowym. Profesjonalnie napisany e-mail może wpłynąć na Twój wizerunek, budując zaufanie i podkreślając Twoje kompetencje na arenie międzynarodowej. Bez względu na to, czy komunikujesz się z klientami, współpracownikami, czy potencjalnymi pracodawcami, odpowiednia struktura, właściwy ton oraz znajomość kluczowych zwrotów pozwolą Ci osiągnąć sukces w każdej korespondencji.

Nie zapominaj jednak o nieformalnych e-mailach – w luźniejszych relacjach z kolegami z pracy czy znajomymi, swobodniejszy styl może pomóc w budowaniu przyjaznych i mniej formalnych kontaktów.

W Tutlo wierzymy, że rozwój językowy jest kluczem do sukcesu, a umiejętność pisania efektywnych e-maili to jedno z narzędzi, które zdecydowanie ma wpływ na rozwój Twoich możliwości zawodowych. Mamy nadzieję, że ten artykuł okaże się przydatny i pomoże Ci lepiej poruszać się w świecie anglojęzycznej korespondencji.

autor: Katarzyna Kołodziejska