Ikona kontaktu

Opublikowano 20.07.2022

Jak napisać skutecznego maila biznesowego

Kategorie:

Dla firm

Wysyłanie maili to najczęstsza sytuacja, w której angielski okazuje się być na wagę złota. Jeśli dopiero zaczynamy przygodę z językiem, to napisanie maila jest po prostu prostsze niż rozmowa z drugą osobą na żywo, kiedy nie mamy czasu na zbudowanie składnej, poprawnej gramatycznie odpowiedzi.

Zwykle wszystko jest w porządku, dopóki nie nadejdzie ten dzień. 

Dostaniesz maila po angielsku w pracy i, co gorsza, musisz na niego jakoś odpowiedzieć! Wyobraź sobie, że ktoś prosi Cię o przeliterowanie adresu mailowego, żeby wysłać Ci fakturę, a Ty nie możesz pokazać swojego maila na wizytówce czy w telefonie. Przypomnij sobie sytuacje, kiedy musiałaś napisać wiadomość do współpracownika, który na pewno nie mówi po polsku.

Nie martw się! Tutlo zawsze przyjdzie ci z pomocą

Jak podać swój adres mailowy po angielsku? 

To naprawdę proste. Zapamiętaj tylko “at” i “dot”. 

“At” to „@” , a „dot” to “kropka”. Adres contact@tutlo.pl przeczytasz jako: “kontakt at tutlo dot pl”.

Odśwież swoją znajomość alfabetu angielskiego i już możesz podyktować swój adres email czy zapisywać adresy innych osób. Nie ma potrzeby literowania każdego słowa, ale musisz być przygotowany na to, że ktoś może poprosić Cię o przeliterowanie czegoś, czego nie zrozumie. Zwłaszcza jeśli nazywasz się Grzegorz Brzęczyszczykiewicz. Przejdźmy razem przez ten temat jeszcze raz: powtórz alfabet, ponieważ twój zagraniczny kolega z pracy prawdopodobnie nie będzie wiedział, jak poprawnie napisać twoje nazwisko i mail nie dojdzie.

Przydatne zwroty angielskie, których można używać w mailach służbowych

Jak zacząć e-mail, gdy piszesz wiadomość biznesową? 

To zależy czy jest ona formalna, np. gdy adresatem jest dyrektor firmy, z którą chcesz współpracować, czy nieformalna np. skierowana do osoby, która pracuje w tej samej firmie co ty. Czy piszesz do konkretnej osoby, której nazwisko znasz, czy na adres kontaktowy, gdzie nie znasz osoby, która przeczyta wiadomość i nawet nie wiesz, czy to on czy ona. Przykładowo gdy wysyłamy CV na ogólny adres typu kariera@tutlo.pl, nie możemy napisać “Szanowny Panie”, bo jeśli w HR pracuje kobieta, to na starcie zrobimy złe wrażenie. W celu uniknięcia faux-pas zapoznaj się z tymi zwrotami:

Dear Sir/Madam,

Dear Mrs. Johnes,

Hi Jake

To whom it may concern

Które z nich zaczynają mail formalny, a które są bardziej potoczne? Na pewno sam czy sama zgadniesz. A czy znasz ten ostatni zwrot? “To whom it may concern” to zwrot, którego używamy, gdy nie wiemy, kto będzie czytał maila np. gdy piszemy na kontakt at tutlo dot pl. W tej sytuacji możemy też użyć Dear Sir/Madam.

A jak pożegnać się gdy już opiszemy naszą sprawę?

Kind regards

Regards

Sincerely

Teraz skupmy się na tym, czego unikać w korespondencji służbowej. Gotowi?

Top 10 porad jak uniknąć błędów

  1. Dopnij wszystko na ostatni guzik! Upewnij się, że mail nie zawiera błędów ortograficznych i literówek
  2. Upewnij się, że gramatyka też jest bez zarzutu.
  3. Nie wysyłaj wiadomości bez sprawdzenia, czy wszystko się zgadza.
  4. Pamiętaj o załącznikach
  5. Uważaj na wysyłanie poufnych informacji bez zachowania odpowiedniej ostrożności. Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że niechcący kliknęłaś „odpowiedz wszystkim”, zamiast odpowiedzieć tylko do konkretnej osoby?
  6. Plotkowanie i krytykowanie współpracowników czy klientów nie świadczy dobrze o twojej kulturze, lepiej nie robić tego w wiadomości mailowej.
  7. Używanie slangu lub zbyt formalnego języka, ze względu na braki w słownictwie nie jest dobrym pomysłem. Lepiej sprawdź, jaka jest poprawna forma!
  8. Nie zakładaj, że wszyscy natychmiast czytają wiadomości np. gdy proponujesz spotkanie za 10 minut.
  9. Zawsze podawaj alternatywny kontaktu w autoresponderze na czas urlopu i powiadamiaj o swoim urlopie.
  10. Nie odpowiadanie na maile gdy wiemy, że ktoś czeka na naszą decyzję, nie świadczy dobrze o twoim profesjonalizmie. Sprawdź pod koniec dnia, czy w skrzynce nie czeka nic ważnego.

Teraz, kiedy wiesz już wszystko, mamy dla Ciebie przykład wiadomości formalnej i nieformalnej.

Wiadomość formalna

Dear Mr. Jones,

I hope this email finds you well. 

I would like to apologize for not attending your briefing, but a very important meeting at my department came up. I hope you don’t mind.

Kind regards,

Wiadomość nieformalna

Kate,

Thanks for inviting me to the integration event of our team. I’m sorry, but I won’t be able to come, because it’s my son’s birthday too on that day. Hope you’re not mad. 🙂

Piotr

Masz ochotę przetestować nasz kurs Business English? Zapisz się na bezpłatną lekcję próbną!

Bezpłatna lekcja 1:1

—————————————————————————————————————

Jeśli dużo bardziej lubisz oglądać niż czytać, mamy dla ciebie filmik, na którym Sylwia Stachowicz z Tutlo opowiada jak pisać poprawne i dopracowane maile. Jest to część naszego kursu Business English. 

Masz ochotę przetestować ten kurs? Zapisz się na bezpłatną lekcję próbną!

Bezpłatna lekcja 1:1

Umów bezpłatną lekcję próbną

Wypełnij formularz kontaktowy i ciesz się darmową lekcją próbną! Przekonaj się, że angielski online jest dla Ciebie!

Go to top