Momenty, kiedy nauczyciel zaczynał rozdawać sprawdzone wypracowania, albo wyrokował, jaką ocenę wystawia za odpowiedź przy tablicy, nie należały do najprzyjemniejszych, prawda? Zazwyczaj wiązały się – po prostu – ze stresem. W dorosłym życiu również ocena pracownicza odbierana jest jako sytuacja stresowa, a podmiot ją przeprowadzający – więc często sektor HR – jako ten “zły”. Jak odczarować tę negatywną aurę oceny pracowniczej i sprawić, by wpływała nie na nerwy, lecz na rozwój pracowników w Twojej firmie?
Spis treści
- Jakie korzyści przynosi ocena pracownicza?
- 8 kroków dobrej oceny pracowniczej na podstawie Vanderbilt University
- Przekaż wiedzę o sprawnej ocenie liderom – razem dbacie o rozwój pracowników
Po co oceniać? Powodów jest naprawdę sporo!
Podejście uznawane już na szczęście za archaiczne mocno korespondowało ze staropolskimi prawdami, że “pańskie oko konia tuczy” albo “gdy kota nie ma, myszy harcują”. Ocena miała być dowodem kontroli i “mobilizującą” dawką lęku. Obecnie jednak motywacja pozytywna znacznie góruje nad negatywną. Dzięki temu wyłoniło się zdecydowanie więcej funkcji dobrej, nowoczesnej oceny pracowniczej:
Pozyskanie danych do optymalizacji procesów i decyzji personalnych
To chyba najbardziej oczywista (i pożądana) konsekwencja oceny pracowniczej. Firma może być na bieżąco z kompetencjami zespołu, manewrować mapą procesów i realnie usprawniać pracę. Na poziomie jednostki natomiast: podejmować trafne decyzje co do przesunięć, zwolnień, awansów, ścieżki rozwoju pracowników czy finansów.
Motywacja do pracy i rozwoju pracowników oraz okazja do (d)ocenienia
Konstruktywna ocena to feedback bezcenny dla indywidualnego motywowania pracowników. Każdy członek zespołu ma świadomość, że jego działanie jest zauważane- a przez to – potrzebne. Aby tak jednak się działo, proces musi mieć nie tylko elementy oceniania, ale i również doceniania!
Budowanie dobrej relacji podwładny-przełożony
W myśl prostej zasady, że “warto rozmawiać” – dobrze przeprowadzona ocena pracownicza pozwala ocieplić stosunki i budować relację współpracy, a nie zależności. Nie tylko pracownik ma wtedy okazję do zaprezentowania się z najlepszej strony: także przełożony może z bliska pokazać swą “ludzką” twarz.
Trafnie zaplanowane szkolenia i rozwój pracowników
Czyli coś, na czym zależy obu stronom. To również jest element o ogromnym znaczeniu motywującym dla pracownika. A dla pracodawcy? Szansa na realne zwiększenie kompetencji swojego zespołu, szczególnie gdy system szkoleń jest skuteczny, czyli zindywidualizowany (o tym piszemy znacznie szerzej w tekście Rozwój kompetencji pracownika na miarę jego potencjału).
Aby powyższe miało szansę zaistnieć, ocena pracownicza musi być przeprowadzona umiejętnie. Poniżej znajdziesz 8 kroków opracowanych na podstawie trafnego zestawienia przygotowanego przez Vanderbilt University, które nakreślą obraz dobrej, sprawnie zrealizowanej oceny!
8 kroków dobrej oceny pracowniczej
Przedstawiamy 8 kroków, które pomogą ci w uzyskaniu dobrej oceny pracowniczej.
Krok 1: przygotuj się merytorycznie
Tutaj potrzebna jest wiedza na temat działalności pracownika z całego okresu oceny, nie z ostatniego tygodnia czy miesiąca. To ważne, by pracownik od początku wiedział, że znasz jego obowiązki i znaczenie – bez tego na samym starcie trudno będzie o wrażenie docenienia. Przygotuj notatki i wyszczególnij w nich najważniejsze dla Ciebie kwestie, jakie chcesz poruszyć. Warto przygotować agendę spotkania.
Krok 2: pozwól przygotować się pracownikom
Jeśli ocena ma być konstruktywna i pełna, muszą pojawić się dwa spojrzenia. W ciągu roku czy półrocza (w zależności od cyklu ocen) namawiaj więc do tworzenia notatek na temat dobrych i złych momentów czy obserwacji w firmie. Może pomysł na najbardziej motywującą wiadomość miesiąca? Jest to o tyle ważne, że pracownik nie powinien przychodzić na spotkanie pod wpływem emocji z ostatnich wydarzeń, lecz mieć w miarę obiektywny ogląd na szerszą perspektywę. Przed oceną poproś też o przemyślenie planów i pomysłów na przyszłość.
Krok 3: zaaranżuj czas i miejsce
Zadbaj o prywatność pomieszczenia i komfort rozmowy, także czasowy.
Krok 4: nastaw się na dialog, nie monolog
To ważne, by pracownik wiedział, że chcesz go wysłuchać. Mów wolno, zadawaj pytania i rób pauzy. Nie przerywaj i nie bagatelizuj wypowiedzi, warto też raz na jakiś czas podziękować za spostrzeżenie lub podkreślić jego trafność.
Krok 5: prowadź rozmowę rozważnie
Unikaj narracji obwiniania. Jeśli pojawia się wątek problemów – rozmawiaj o ich rozwiązaniu, nie szukaniu winnych. Nie dominuj rozmowy i trzymaj się przygotowanej wcześniej agendy, choć – oczywiście – z uwzględnieniem wątków poruszanych przez rozmówcę. Nie generalizuj – trzymaj się wątku osoby, z którą właśnie rozmawiasz. Staraj się zachować spokój i optymizm!
Krok 6: rób notatki, skupiaj się na faktach i punktach
Ten krok wiąże się z krokiem pierwszym, czyli przygotowaniem do oceny. Im konkretniejszy system punktacji czy porównania przygotujesz – tym mniej subiektywna będzie ocena i prościej będzie odrzucić emocjonalne przysłony.
Krok 7: dokonaj ewaluacji i oceny
Etap najbardziej rozbudowany, do którego potrzebne są inne dane (np. z działów współpracujących, wyniki itp.) – nie tylko te płynące z rozmowy z pracownikiem. Ten etap również musi być zaplanowany znacznie wcześniej – jeszcze przed rozmową. Uzyskane w ten sposób dane będą istotne przy dalszych ewaluacjach, np. przy pomiarze zwrotu z inwestycji chociażby w szkolenia i rozwój pracowników (ROI).
Krok 8: przekaż wyniki oceny, wspólnie ustalcie cele
To kolejna rozmowa z pracownikiem – choć zasady jej prowadzenia powinny być dokładnie takie same. Pamiętaj, by zacząć od pozytywów. To, co negatywne, przedstaw jako elementy, które dają możliwość rozwoju i wzrostu efektywności. Na koniec: wspólnie określcie wnioski z oceny i zaplanujcie na ich podstawie konkretne cele, do których będzie można wrócić przy kolejnej ocenie!
Przekaż narzędzia liderom i razem zadbajcie o odpowiednie szkolenia i rozwój pracowników!
Jak wspomnieliśmy wyżej – efektywnej oceny pracowniczej specjaliści HR nie są w stanie przeprowadzić sami. Ogromnie ważne jest zatem, by team liderów i kierowników zespołów wyposażyć w wiedzę i narzędzia, by byli dla Ciebie wsparciem w tym procesie. Mogą mieć znaczny wpływ na odbiór procesu oceny przez swoich pracowników! Pokaż:
- jak komunikować ocenę, jakich zwrotów używać, jakich absolutnie unikać
- jak okazywać entuzjazm i zasadność pod kątem ocen pracowniczych
- jak w ciągu roku przygotowywać swoich pracowników do tego procesu
Nie mniej ważne jest, by sami liderzy rozumieli, jaki jest cel tych procesów: aby w perspektywie był nie “dywanik”, jeśli ocena nie pójdzie zbyt dobrze, lecz dobre, miarodajne narzędzie do rozwoju pracowników, procesów i poprawy wydajności! I to jest klucz: kluczowa jest narracja, że ocena pracownicza nie służy wystawieniu oceny. Służy rozwojowi pracowników i firmy!
