Delegowanie obowiązków to nie tylko przeniesienie zadań z jednej osoby na drugą, to sztuka zarządzania, która pozwala na efektywną realizację celów. Wartościowe delegowanie może wzmacniać zespół, rozwijać umiejętności członków zespołu i zwiększać ogólną wydajność. Co więcej, sztuka przekazywania obowiązków, to sprawdzian dla liderów i managerów.
Dlaczego trudno nam oddać obowiązki?
Zanim przejdziemy do prostych wskazówek, jak jeszcze lepiej delegować obowiązki na ludzi w swoim zespole, warto zastanowić się dlaczego tak ciężko jest nam to zrobić. Nieraz jesteśmy przemęczeni, czujemy się przytłoczeni nadmiarem, a mimo to nie potrafimy (albo nie chcemy) oddać czegoś z naszej listy zadań.
Dzieje się tak z wielu powodów, ale chyba najczęściej występującym jest przekonanie, że tylko my (liderzy) jesteśmy w stanie zrobić dane zadanie poprawnie. Nie potrafimy odpuścić, zaakceptować, że ktoś może realizować dane zadanie inaczej niż my (a to wcale nie oznacza, że gorzej). Nie potrafimy przyznać, że w swojej głowie mamy już ułożony plan na realizację i każde odstępstwo lub próba wykonania w inny sposób jest dla nas nie do zaakceptowania. Taka postawa prowadzi do frustracji, przemęczenia i w konsekwencji wypalenia. Dlatego, może warto zastanowić się, jak przekazywać obowiązki dla wspólnego dobra – swojego i całego zespołu.
Delegowanie – jak zrobić to mądrze
Kiedy już jako świadomi i dojrzali liderzy podjęliśmy decyzję, o tym że warto zaufać naszemu zespołowi, warto przejść przez ten proces mądrze po to, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.
1. Znajomość ludzi w zespole
Zanim przejdziesz do zadania zidentyfikuj umiejętności, doświadczenie i zainteresowania poszczególnych osób w Twoim zespole. Delegując zadania zgodnie z ich specjalizacją, zwiększasz szanse na skuteczne ich wykonanie.
2. Zdefiniuj cele i oczekiwania:
Zacznij od jasnego zdefiniowania celu oraz tego, jakie masz oczekiwania związane z danym zadaniem. Im bardziej precyzyjne będą wytyczne, tym większe prawdopodobieństwo, że osoba która otrzyma zadanie, będzie wiedziała jak je wykonać.
3. Wyjaśnij dlaczego
Komunikuj jasne powody delegacji danego zadania. Członkowie z zespołu bardziej się angażują, gdy zrozumieją, jakie znaczenie ma to dla celów ogólnych firmy oraz ich własnego rozwoju. Warto dodawać dlaczego,do każdego zadania, nie tylko tego delegowanego. Dobrze jest wiedzieć, po co wykonujemy daną czynność.
4. Nie tylko proste zadania
Warto pamiętać, że na dłuższą metę nie lubimy się nudzić, dlatego warto o tym pamiętać podczas delegowania obowiązków. Nie oddawać wyłącznie rutynowych zadań, bo to może doprowadzić, do odczytywania tego jako karę i przykry obowiązek. Warto żeby zadania stanowiły także wyzwanie i tym samym niosły ze sobą możliwość rozwoju. To motywuje ludzi do poszerzania swoich umiejętności.
5. Klarowna komunikacja
Upewnij się, że wszelkie informacje dotyczące zadania są jasne i zrozumiałe. Regularna komunikacja pozwoli uniknąć nieporozumień i zadawania dodatkowych pytań, a przecież właśnie po to oddajesz dane zadanie, żeby zaoszczędzić czas.
6. Daj wolność w realizacji
To chyba najważniejszy punkt, jeśli chodzi o delegowanie obowiązków. Choć ważne jest określenie celów, musisz dać swobodę w zrealizowaniu danego zadania. To zwiększa poczucie odpowiedzialności i kreatywności, ale też daje osobie poczucie, że jest wartościowym członkiem zespołu i Ty jako przełożony mu ufasz, bo wiesz, że wybierając go, wybrałeś najlepiej.
7. Dostępność
Na pewno pojawią się pytania, w szczególności jeśli dane zadanie będzie wykonywać ktoś po raz pierwszy. Dlatego bądź dostępny dla zespołu. Wsparcie lidera jest kluczowe dla pewności i efektywności działania zespołu. Oczywiście możesz np. ustalić dni/godziny na konsultacje, ale zakomunikuj to, powiedz, że w razie pytań lub wątpliwości jesteś.
8. Monitorowanie postępów
Podobnie, jak w punkcie wyżej. Aby uniknąć nieporozumień i niepotrzebnego stresu warto regularnie monitorować postępy, zwłaszcza, kiedy dane zadanie jest bardziej wymagające. Pozwoli to także na elastyczne dostosowywanie strategii i wprowadzanie zmian, jeśli zajdzie taka potrzeba.
9. Docenianie
Doceniaj wysiłek i sukcesy zespołu. Jeśli dane zadanie zostało wykonane – powiedz to. Nawet jeśli nie do końca zostało zrobione Twoimi metodami, albo w czasie dłuższym niż zakładałeś – doceń. To motywuje do dalszego zaangażowania i stwarza pozytywną atmosferę w miejscu pracy.
Podsumowanie
Delegowanie obowiązków w zespole nie oznacza słabości lidera, ale wręcz przeciwnie – jest oznaką mądrości i efektywności w zarządzaniu. Umiejętność powierzenia zadania innym członkom zespołu wynika z rozpoznania ich umiejętności, zaufania do ich kompetencji oraz zrozumienia, że skuteczne zarządzanie obejmuje wykorzystanie potencjału całego zespołu. Lider, który potrafi delegować, nie tylko odciąża siebie, ale także umożliwia rozkwitanie innych, tworząc atmosferę współpracy i wzajemnego wsparcia. To strategiczne podejście do zarządzania, które sprzyja osiąganiu celów organizacji oraz wspólnemu rozwojowi zespołu.
